Word lid van de Rootwell-Community
Privacybeleid
Privacy- en cookiebeleid
**Laatst bijgewerkt:** 30-09-2026
**Verwerkingsverantwoordelijke:** Vitanoord B.V. (handelend onder de naam Rootwell), Keizersgracht 520H, 1017EK Amsterdam, KvK 42017399. Contact: privacy@rootwell.nl.
---
1. Welke gegevens verzamelen we?
Wij verzamelen en verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:
* **Bestel- en contactgegevens:** Voor- en achternaam, factuur- en bezorgadres, e-mailadres, telefoonnummer.
* **Betaalgegevens:** Betaalmethode en transactiestatus (wij slaan zelf geen creditcard- of bankinloggegevens op).
* **Klantenservice:** Correspondentie en gegevens die je verstrekt bij een vraag, klacht of retourverzoek.
* **Nieuwsbrief:** E-mailadres (uitsluitend na jouw uitdrukkelijke aanmelding).
* **Websitegebruik:** Geanonimiseerde of gepseudonimiseerde klikgegevens en IP-adressen via cookies.
---
2. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag?
* **Uitvoering van de overeenkomst:** Voor het verwerken, inpakken, verzenden en leveren van je bestelling, evenals garantie en retouren.
* **Wettelijke verplichting:** Voor de facturatie en het naleven van fiscale en administratieve bewaarplichten (o.a. 7 jaar bewaarplicht voor de Belastingdienst).
* **Gerechtvaardigd belang:** Voor fraudepreventie, IT-beveiliging en het verbeteren van onze webshop en logistieke processen.
* **Toestemming:** Voor het verzenden van de e-mailnieuwsbrief en het plaatsen van marketing-/trackingcookies. Je kunt je toestemming op elk moment eenvoudig intrekken.
---
3. Met wie delen we gegevens?
Wij delen gegevens uitsluitend met derden voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering:
* **Logistieke partners:** Onze fulfilment- en bezorgpartners voor het verzend- en afleverproces.
* **E-commerce- en betaalplatform:** Shopify (hosting en orderverwerking) en gecertificeerde betaalproviders (zoals iDEAL, Bancontact, creditcard en Apple Pay).
* **Administratie:** Onze boekhoudsoftware en belastingadviseurs.
* **Marketing en analyse:** Aanbieders van analytische tools en advertentienetwerken (zoals Google en Meta), uitsluitend na jouw toestemming.
Met alle externe verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA). Gegevens worden **nooit** verkocht aan derden. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt (bijv. via clouddiensten van Shopify of Google), gebeurt dit uitsluitend onder passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework of Standard Contractual Clauses (SCC).
---
4. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de genoemde doeleinden. Gegevens die vallen onder de fiscale administratieplicht bewaren wij gedurende de wettelijke termijn van 7 jaar.
---
5. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking (waaronder beveiligde SSL-verbindingen en strikte toegangscontrole).
---
6. Cookies
Onze website maakt gebruik van de volgende cookies:
* **Functionele cookies:** Noodzakelijk voor de werking van de webshop (zoals de winkelwagen en het checkout-proces). Hiervoor is geen toestemming vereist.
* **Analytische cookies:** Om inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag en de site te optimaliseren. Indien privacyvriendelijk ingesteld, is hiervoor geen toestemming vereist; anders vragen we je akkoord.
* **Marketing- en trackingcookies:** Voor het tonen van relevante advertenties via externe kanalen. Deze worden **uitsluitend** geplaatst nadat je hiervoor actieve toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.
Je kunt je cookievoorkeuren te allen tijde inzien en wijzigen via de instellingen in de voettekst van onze website of via je browser.
---
7. Jouw rechten onder de AVG
Je beschikt over de volgende wettelijke privacyrechten:
* **Recht op inzage:** Opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
* **Recht op rectificatie:** Corrigeren of aanvullen van onjuiste gegevens.
* **Recht op verwijdering:** Verzoeken om wissing van je gegevens ("recht om vergeten te worden"), voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
* **Recht op beperking van de verwerking:** Tijdelijk pauzeren van het gebruik van je gegevens.
* **Recht op overdraagbaarheid:** Het ontvangen van je gegevens in een gestructureerd, gangbaar digitaal formaat.
* **Recht van bezwaar:** Bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang of direct marketing.
**Hoe oefen je deze rechten uit?**
Stuur een verzoek naar **privacy@rootwell.nl**. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren (bijvoorbeeld via een controle per geregistreerd e-mailadres of ordernummer). Wij reageren kosteloos en uiterlijk binnen 4 weken op je verzoek conform de AVG.
---
8. Vragen of klachten
Voor vragen over dit beleid kun je contact opnehmen via **privacy@rootwell.nl**. Mocht je onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met je gegevens omgaan, dan heb je tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: de **Autoriteit Persoonsgegevens**.
